het papierloze commissielid (ruim een week later)

Een paar weken geleden begon ik een experiment genaamd het papierloze commissielid.

Ik ergerde me aan de hoeveelheid papier dat wij binnen krijgen bij de gemeenteraad en vind papier zo wie zo niet al te handig (zie vorige post)

Een begin is altijd wennen, en daarom was mijn timing misschien niet al te handig. (Of juist wel). Het is namelijk de periode van de begroting 2011. Dat betekend 221 paginas aan geweldig klinkende cijfers afgewisseld met wervelende teksten om de tekorten goed te praten om door te werken.

Dus veel vergelijken, uitzoeken en onderbouwen. En ik moet zeggen dat bij het begin ik de stapels papieren om door heen te gaan wel miste. Het genot om dingen te omcirkelen, door te krassen of grote vraagtekens bij te plaatsen. Maar dat gemis werd snel vervangen door een gevoel van orde en effecientie.

Allereerst heb ik nu altijd de begroting en overige stukken bij me, en stapel papieren til je niet zo gauw de hele dag bij me. En aangezien je maar een week hebt om de begroting door te werken is het wel zo handig al de losse uurtjes te kunnen gebruiken om meer en meer onderzoek te doen.

Daarnaast heeft een digitaal document het voordeel dat het makkelijker te doorzoeken is en dus vergelijkbaar. Een ander voordeel is dat ik mijn eigen aantekeningen ook daadwerkelijk nog een dag later begrijp. (Beroerd handschrift)

Nu de nadelen. Je moet waken voor een informatie overschot. Het is heel makkelijk om maar alle notas etc ook te gebruiken in je speurtocht naar verschillen, echter zit je voor dat je het weet opgescheept met duizende paginas aan lectuur en verlies je doel, de begroting.

Een ander nadeel is dat de gemeente met veel soorten bestanden werkt… Zo heb je pdf, rtf een doc en soms zelfd een odt of docx die je tegen komt.

Niet alles is terug vinden. Zo kon ik de bijlagen bij de begroting nergens online vinden, en zijn dingen op het intranet niet makkelijk geordend en gesorteerd. Daarnaast weet ik niet (wanneer ik niet de papieren versie met mijn digitale documenten zou kunnen vergelijken) of ik überhaupt alles heb voor een agenda punt wat ik denk nodig te hebben. Ik kan nergens een documenten overzicht vinden.

Aankomende weken zal de begroting worden behandeld, de ultieme test om te doorstaan als een papierloos commissielid.

Krijgt zeker een vervolg.