Breda geeft miljoenen uit aan online experimenteren

Na alle berichten werd het maar eens tijd om de feiten op een rij te zetten, daarnaast zijn er ook nieuwe feiten die ik nog even wou delen. Hierbij. In deze samenvatting wil ik een aantal dingen verduidelijken en aantonen. Onderstaand zal naast een feitelijk onderbouwde uiteenzetting van de geschiedenis en toekomst van de website en de digitale dienstverlening aantonen dat breda in 2009 en 2010 nog eens 205.000 euro (en op link pag 10) extra heeft uitgegeven aan haar oude website, dat naast de ruim 430.000 euro eenmalig en de ruim 80.000 euro per jaar aan onderhoudskosten van de nieuwe website de gemeente breda aankomende jaren ruim 1.7 miljoen zal besteden aan digitale producten. Ook zal duidelijk worden dat Breda afgelopen jaren al ruim 200.000 euro per jaar heeft uitgegeven aan digitale producten. Dit alles los van de 495.000 euro die is uitgegeven een kennismanagement systeem.

Algemeen

De gemeente Breda heeft in de afgelopen 10 jaar verschillende websites gehad.  Sommigen veranderingen waren simpelweg aanpassingen in het design en andere waren

geheel nieuwe systemen. Onlangs werd bekend dat breda ruim 435.000 euro had uitgegeven aan een nieuwe websites. Sinds dien komen er meer en meer lijken uit de kast. Op 28 januari zegt de verantwoordelijk wethouder Saskia Boelema

“Het klopt, zegt ze, dat haar uitspraken onjuistheden bevatten”.

Naast de feiten uit de WOB wil ik in dit artikel wat aandacht besteden aan meer uitspraken van Wethouder Boelema.

Geschiedenis.

In een Voortgangsrapportage van 2007 kunnen we terugvinden dat de ideen voor een nieuwe website van Breda wat vertraging heeft opgelopen.

“De gesprekken voor het opstellen van een programma van eisen zijn gaande”.

Een volgende voortgangsrapportage maakt duidelijk dat toen vooral gekeken werd naar verbetering van de toenmalige website. Daarnaast was er een ambitie om een geheel nieuwe website te maken.

In 2008 werd besloten (Zoals we kunnen terugvinden in een rapportage) Om de digitale dienstverlening op te splitsen in twee aparte werkgroepen. De ene zal zich richten op het uitrollen van de digitale dienstverlening (het e-loket) en de andere op vernieuwing van de gemeente website en het uitwerken van de ambitie van een nieuwe website.

In 2009 word ook duidelijk dat de vernieuwing vooral ging om de opsplitsing van de website in Breda “Toen, Breda Nu en Breda Morgen” en de verbetering van de huidige website.

Eindelijks wat getallen tegen. De planning is om in 2009 160.000 euro uit te geven aan de uitrol van digitale producten, 195.000 voor de aanschaf van een kennis management systeem en 200.000 euro voor fase 1 van de verbetering van de toenmalige website.

Zo gaf Breda volgens de Plan van aanpak in 2009 nog eens 50.000 euro uit voor een nieuwe zoekmachine op de oude website. Een zoekmachine die een jaartje later weer geheel is vervangen door een nieuwe.  In totaal is er in de periode 2006-2010 in eider geval 205.000,00 euro voor vernieuwing van de website . Naast deze kosten heeft Breda in de jaren 2007, 2008, 2009 en 2010 jaarlijks gemiddeld 200.000 euro uitgegeven voor de uitrol van digitale producten: (link p19)

Net na de verkiezingen is op 9 maart 2010 besloten om door middel van een  europeese aanbesteding voor een geheel nieuwe website te laten maken. Net nadat de oude site geheel was opgeknapt werd besloten dat deze niet langer houdbaar was .Met dit bestuursvoorstel heeft het college van B en W het mandaat gegeven aan de directeur van SSC voor de afwikkeling hiervan

De europese aanbesteding.

In de offerte van de besloten Europese aanbesteding met het kenmerk 2010/3616 .

• De overeenkomst zal lopen voor 3 jaar en 6 maanden (pag 5)
• De overeenkomst is verrichten van het technisch ontwerp, de bouw en de implementatie van de nieuwe website inclusiefonderhoud, hosting, de migratie van de bestaande subsites en intranet en een vernieuwd CMS
• Het ontwerp wordt gedaan door een externe partij (e-sites) (pag 5)
• De gunning van deze aanbesteding geschiedt op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (pag 5 en pagina 15)
• De oplevering staat gepland op begin januarie 2011
• Dat er uit de inzendingen 5 partijen worden geselecteerd (pagina 10)

Natuurlijk moeten we er rekening mee houden dat een aantal van bovenstaande feiten gaandeweg in onderling overleg veranderd zullen worden.

In totaal waren er 21 bedrijven die zich hebben ingeschreven op deze aanbesteding. op 15 april 2010 hebben alle inschrijvers die niet door zijn gegaan naar de volgende ronde een email daarvan ontvangen. Ook de 5 bedrijven die wel door zijn gegaan hebben hiervan bericht ontvangen.

Op 7 juni 2010 heeft DOP (Dutch open projects) haar offerte ingediend. Naast DOP zijn er ook 4 andere geweest die door zijn gegaan naar de volgende ronde van de besloten Europese aanbesteden. Alle hebben op 15 juli 2010 een brief mogen ontvangen waarin de gemeente stelt dat `uw organisatie niet als “economische meest voordeligste inschrijving” is gekwalificeerd` (Capgemini’, Green Valley , Hinttech en Sogiti) en dat de gunning naar DOP is gegaan.

Kosten

De nieuwe website is technisch ontwikkeld door Dutch Open Projects uit Leusden. Het ontwerp is gedaan door e-sites uit Breda.

DOP geeft in haar plan van aanpak aan in week 3 jan 2011 geheel klaar te zijn met de website en het beheer te hebben over gedragen naar Breda. In totaal krijgt DOP eenmailig €314.814 euro voor de technische ontwikkeling waarvan de eerst 99k in ieder geval gefactureerd zijn. Daarnaast heeft DOP tot 4 februari 2014 een contract met de gemeente  voor hosting (€ 17.000 excl BTW) en onderhoud (€ 19.831 per jaar ex btw)

E-sites ontvangt volgens eigen zeggen net iets meer dan 80.000 euro voor het ontwerp. (meer duidelijkheid hierover geven ze ook op hun eigen website) E-sites is eerder ook betrokken bij de update van de oude website van breda.nl waar zij een adviserende rol hebben gehad. Onduidelijk is wat e-sites hiervoor ontvangen heeft. Aangezien het uurbedrag is vervangen door xx,xx (pagina 6) echter als we uitgaan van het huidige tarief van 95 euro maal het totaal aantal uren van 540 komen we op een totaal van € 51.300 euro.  Daarnaast is e-sites betrokken geweest bij de ontwikkeling van de website van het stadsarchief waar zei € 8.520,40 heeft ontvangen voor de ontwerpfase.

De totaal kosten voor ontwikkeling van de nieuwe website zijn 424.688,00. (dit is zonder onderhoudskosten van 2011) de jaarlijkse kosten van breda.nl zullen volgens dezelfde begroting 70.876 euro bedragen. Dit laatste is opvallend omdat de gemeente in een artikel in BNdestem‘ aangeeft dat de jaarlijkse beheerskosten inclusief hosting de helft van dit zouden zijn. Onbekend is waar dit verschil van daan komt

Volgens de eindscore van de gunning zien we de score voor de prijs van de offerte tussen DOP en GreenValley dicht bij elkaar liggen en ook de eindscore ongeveer één punt verschil heeft. Echter blijkt uit een document van een anonieme bron dat de offerte van GreenValley (dit is later bevestigt) velen malen lager lag dan die van DOP. De reactie van Wethouder Boelema:

“Dat is gewoon niet waar”, “Alle kosten opgeteld waren ze duurder”

Onbekend is ook of het hier bij blijft. In de nota van inlichtingen werd namelijk op de vraag

“Zijn er naast www.breda.nl en de subsites (SIMsite platform) nog andere sites die (qua look-and-feel) geïntegreerd moeten worden binnen de nieuwe website? Zoals bijvoorbeeld loket.breda.nl en breda.gt-loket.nl?”

geantwoord met

“De ‘look and feel’ van de nieuwe website zal op een aantal andere sites doorwerken Dit deel wordt verzorgd door de partij die ook het frontend van de website Breda.nl voor haar rekening neemt. Dit valt buiten de aanbesteding.”

Aangezien de kosten die e-sites nu alleen betrekking hebben op wat er nu staat zal de migratie van andere websites ook extra kosten met zich meebrengen.

Open Source

In 2009 toen de doelstellingen van de website werden vastgesteld Zijn er welgeteld twee regels (in het document van 34 paginas) gewijd aan ”Open Source” en wel

“Het nieuwe werken zowel in- als extern. Ook intern via open documenten bevordert samenwerking, efficiency bespaart kosten en is transparant.”

Eerder in het zelfde document weet de gemeente echter de doelstelling van Open Source redelijk te definiëren

“Het web is volledig open source met open content die iedereen kan gebruiken om nieuwe elementen te ontwikkelen.”

Pas in de nota van inlichtingen bij de aanbesteding wordt de werkelijk gedachte van de gemeente betreft open source duidelijk. De gemeente heeft gekozen om de website te laten ontwikkelen op Drupal, echter stelde ze in de eerste versie van de voorgestelde overeenkomst dat ook de intellectuele eigendomsrechten van de reeds bestaande componenten aan de gemeente moesten worden overgedragen. Door weerstand vanuit één van de aanbesteders is gemeente van dat deel terug gekomen echter stelt ze wel het volgende.

“Het eigendomsrecht van de gehoste informatie en alle andere gerelateerde informatie blijft bij de Gemeente. Alle toepasbare auteursrechten, handelsgeheimen, patenten en andere eigendomsrechten zijn en blijven eigendom van Gemeente. Alle andere informatie, waaronder technieken, procedures, programma’s, verwerkingsprocessen, bronbestanden, broncodes, database bestanden, specifieke ontwerpen en structuren van software en de werking en unieke programmeer technieken gebruikt in die programma’s zijn en blijven eigendom van Gemeente en zullen door Leverancier nooit beschikbaar worden gesteld aan derden, vrijgegeven, of verkocht.”

Ofwel niets van wat voor breda.nl is ontwikkeld (behalven het gratis te downloaden Drupal) mag ooit worden gebruikt door een andere gemeente in haar website.

Veel nog niet gedaan.

Volgens een planning van november 2010 zou de nieuwe website die 10 januari live is gegaan 1 januari geheel live gaan en dan in drie weken geheel worden overgedragen aan de gemeente echter zijn er nog veel zaken die nog niet gedaan.

Zo zou de Weblog van Weth Willems al in de nieuwe website moeten zitten en is functionaliteit zoals meest gelezen en meest gezocht nog niet vindbaar op de website. Ook zijn de subwebsites nog niet gemigreerd naar de nieuwe website. Uiteraard bestaat de mogelijkheid dat deze fases op een later tijdstip zouden plaatsen, dat zou echter betekenen dat we met ons WOB verzoek niet alle documenten hebben gehad

Er is afgelopen weken veel kritiek geweest op de techniek van de website. Zo zou hij niet veilig zijn, werkte oude links niet meer, en zouden mensen hun weg kwijt raken op de site. Vast en zeker worden veel dingen wat betreft migratie verstraagt omdat de gemeente blijkbaar niet over een datamodel beschikt van de oude website

Nog een paar dingen.

De meeste onderstaande dingen zijn terug te vinden in de nota van inlichtingen van 25 maart 2010

• Een van de vereisde was dat de website zou voldoen aan de webrichtlijnen, echter blijkt uit een online test dat deze dat op veel punten nog niet doen. Dit terwijl een van grootste ambities van de gemeente met de komst van de website was om in de top 10 van de overheidsmonitor te komen.

• De gemeente breda heeft afgelopen jaren ruim 450.000 euro uitgegeven aan een (digitaal) kennis management systeem.

• Wethouder boelema had kunnen verkomen dat de website zo duur werd. In de nota van inlichtingen  is daarom ook duidelijk het volgende aangegeven. Op de vraag

“In hoeverre zijn de gemeenteraadsverkiezingen van invloed op de aanbesteding?”

werd namelijk door gemeente geantwoord met

“Op dit moment kunnen wij niet voorzien of de nieuwe gemeenteraad invloed gaat uitoefenen op de plannen” .

De gunning is pas half vorig jaar officieel verstrekt, dus na de verkiezingen.

• Ook maakte het de gemeente niet uit of er daadwerkelijk een nieuwe website kwam, ze waren net zo goed tevreden met een verbouwing van de oude website.

“Moet gezien het budget de huidige site uitgebouwd worden met een web 2.0 schil? Of is het de bedoeling dat er een geheel nieuwe website wordt gebouwd?”

waarop de gemeente antwoorde

“Het maakt ons niet uit of de doelstellingen gerealiseerd worden door een uitbouw of een opzet in een geheel nieuw systeem.”

• In dezelged nota van inlichtingen zegt de gemeente dat het budget voor de initiele realiste kosten omgeveer 160.000 euro zijn, echter weten we nu dat dit vele malen hoger is geworden.

• Veel lokale bedrijven konden niet meedoen met de aanbesteding omdat de bedrijven moesten aan kunnen tonen minimaal drie opdrachten te hebben gedaan met een minimale opdrachtwaarde van 150.000 per opdracht. daarnaast moesten bedrijven voldoen aan een minimale jaaromzet van 210.000 euro.

Er valt nog veel te zeggen over de website, en volgens mij is het verhaal nog lang niet klaar… één ding is zeker… aankomende jaren zal de gemeente Breda zeker nog eens 1.7 miljoen euro uitgeven voor haar digitale experiment.. de gemeente raad is daar eind vorige jaar al geheel mee akkoord gegaan